我在TechJury网站上看到了一个统计数据， 普通上班族每天会收到120封电子邮件。即使这个数字被夸大了，人们也会阅读和写很多电子邮件。显然，电子邮件不是我们业务沟通中必死的和/或无效的方法。也许会有一天，但是我们还没有到。
鉴于我们产生了多少电子邮件，令我惊讶的是，我们没有关于被认为是可接受或不可接受的东西的正式书面规则。我们围绕草拟简历，撰写商务信函以及使用社交媒体的方式进行组织。电子邮件？没那么多。面对现实吧，没有什么比其他人破坏公认的（但不是书面）电子邮件规则更令人沮丧。
因此，我决定汇总以下十大事项 商界人士期望电子邮件通信。话虽如此，您会注意到我不包括将ALL CAPS作为列表中的规则之一输入。我想相信我们已经过去了，尽管我仍然感到有些遗憾。
- 电子邮件不是会议替代品。会议的召开有特定的原因-传达信息，解决问题或做出决定。其中一些事情可以通过商务电子邮件来完成。许多人不能。组织想要做的最后一件事是通过电子邮件开始对话，然后在大量电子邮件飞来飞去之后，召开会议以实际处理该问题。
- 某些消息最好是语音对语音（无论是面对面还是通过电话）。当人们可以听到您的声音时，最好传递困难的消息。发送者和接收者都意识到 一个艰难的消息。在语音中传递信息并不是一种惩罚。这是要表现出同理心和诚意，并让其他人知道他们很重要。电子邮件永远无法替代。
- 自动签名是有目的的。考虑具有多个自动签名。就像是一封用于新电子邮件的邮件，一个缩写用于答复的邮件。一个用于您的主要工作，另一个用于您的忙碌。可能是另一封个人电子邮件。如今的人们有多个电子邮件地址，因此为每个受众添加了一层自定义功能到您的自动签名中。
- 更改主题时更改主题行。如果您在商务电子邮件主题“休息室里的生日蛋糕”下提出一个重要问题，那么读者有可能不会立即看到它。读者通过使用主题行来确定响应的优先级。当您更改主题时，可以通过更改主题行来帮助读者及时响应。您将在需要时获得所需的信息。
- 了解如何使用cc和bcc函数。如果希望某人答复，则其姓名应在“收件人”行中。抄送专线旨在让其他人了解情况。密件抄送专线是在其他人不知情的情况下通知他人。密件抄送专线面临的最大挑战是全力回覆并发表评论的人。没有人应该知道他们知道。这将我引向下一条规则...
- 无效地使用“全部答复”按钮将杀死您的职业。与已读回执相同。人们对过度使用全部答复按钮的同事感到生气。或发送带有已读回执的每封电子邮件的人。 偶尔也可以。有时两者都是适当且必要的。但并非一直如此。说够了。
- 使用拼写检查。然后意识到，我们都会发送带有错字的商务电子邮件。这是我关于语法的小杂种。我真诚地相信每个人都在尝试使用适当的语法。在发送之前，我们应该先阅读电子邮件，以确保没有错别字。即使我们执行了这些步骤，有时也会出现错字。我没有理由。只是指出我们是人类。
- 不回复电子邮件等同于说“不”。避免回答电子邮件以为问题会消失的个人……好吧，这确实没有发生。人们变得聪明。他们开始发送电子邮件，说：“如果到星期四仍未收到您的来信，我将照做……”，这是一种强制回答的策略。或获得默许。如果您不想发送“否”电子邮件，请参阅关于语音到语音消息的规则＃2。
- 为答复设定合理的期望。我曾经做过一个焦点小组，人们说 24小时是回复公司电子邮件的合理时间 。即使您拥有智能手机，也无法认为所有人都会在15分钟内回复。如果要花几天时间研究答案，请告知其他人。电子邮件是一种沟通媒介。并非旨在使人们因紧急请求而发疯。
- “我没收到你的电子邮件。”不是技术问题。这是一种避免技术。我可能在这里有点苛刻。我知道有时候会因为网络中断而无法使用电子邮件。在当今的商业世界中，我们应该知道要定期检查垃圾文件夹，尤其是 当我们期望得到答复时。习惯使用“我没有收到电子邮件”行。是其他事物的指示。
公司电子邮件很可能有一天会消失，但这是 不是做不好的借口 虽然仍在定期使用。我们在电子邮件沟通方面越好，其他人（当我们发送电子邮件时）会更多地关注我们的电子邮件。
您的公司电子邮件规则是什么？将您的建议留在评论中。谢谢！
捕获的图像 沙琳·劳比（Sharlyn Lauby） 在 人间会议 在德克萨斯州奥斯丁
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吉安·波拉（Gyan S Borah） 说
除了上述内容，我遵循两个基本规则：
1.当我向可能（可能不包括我的直属同事）的更大的受众群体发送企业电子邮件时，我避免使用缩写；宁可使用完整格式–PFA（请在附件中找到），PFB（在以下请中找到），ASAP（尽快/紧急）。
2.我从来没有在任何人看到的电子邮件中使用SMS语言（有些人可能会赶时间！），例如u代表您，yr代表您，thou代表等等。
沙琳·劳比（Sharlyn Lauby） 说
嗨，吉安感谢分享。我特别喜欢＃2。但是我必须承认我在电子邮件中使用LMK…LOL!