员工问我的常见问题之一是“进行记录”。这很难。这就是今天读者所要解决的问题。
我是人力资源领域的新手，想知道适合员工提出投诉的适当协议，他们只是想记录在案；但是，不想继续前进。
该员工已发出通知，并将在一个月内离开我们的工作。同事告诉他，另一位雇员在公开场合口口相传，并说他已经“退房”。他不希望我与被指控口臭的员工交谈，而只是想将其记录在案，以免确实成为一个更大的问题。他主要担心的是他的“名字”被拖入泥潭。
我是否需要让被指控的雇员表明立场，还是可以将其记录下来？“只想表达他的关注”？预先感谢您为我提供的任何意见。
为了帮助我们理解此事，我请朋友凯特·比绍夫（Kate Bischoff）分享她的知识。凯特（Kate）是美国的职业律师和人力资源顾问 现行法律& 咨询服务 LLC。她之前曾与我们分享过有关“人力资源部未能调查事件”。
凯特，让我们从谈论人力资源和保密性开始。许多员工（各个级别）都认为，当他们告诉HR对其进行保密时， 需要尊重他们的意愿真的吗？
[比绍夫]不。在某些特定情况下，我们需要对事物进行保密，主要是与健康相关，但是在做我们的工作时，我们不能对事物进行保密。例如，我们必须保持医疗信息的独立性和安全性，并且不能与其他人（包括管理人员）共享某些物品，但是我们不能在不与可能目击了该举报行为的其他人交谈的情况下调查骚扰指控。如果不进行调查，我们将无益于我们，调查意味着我们不得不谈论一些事情。
法律尚未明确要求人力资源部门必须保密的内容。人力资源部不能要求员工根据先前的规定对调查保密 国家劳动关系委员会（NLRB） 规则（尽管我们现在有了对雇主更友好的NLRB），但是 平等就业机会委员会（EEOC） 希望我们对某些事情保密，以免报复。就是说，人力资源必须是专业的，并能完成我们的工作，而又不会在员工的闲话池中解决问题。
在此读者注解中，他们谈论的是一位雇员不好意思地口口相传另一位雇员。这是进行调查的理由吗？为什么或者为什么不？
[Bischoff]当然值得一试。 “口臭”表示工作环境恶劣。虽然这可能不是一个敌对的工作环境，但对于人力资源部应该了解的事情，人们还是有些不满意。在与员工交谈时，HR不必特别指出口口相传；但是人力资源部门应该考虑这个团队的温度，看看是否有任何事情发生。如果发生不良情况，HR将在与员工签到时查明。
读者注意事项中没有提及，但是由于该员工计划离开公司，如果他们在离职面试中提及此事，公司是否有义务进行调查？为什么或者为什么不？
[Bischoff]他们没有法律义务，但是正如我提到的，这当然是我想要检查的东西。这不必是与独立调查员进行的“正式”调查或详细的调查计划，但应与团队进行交谈。应该提出一些示例问题，例如：
- “事情进行得如何？”
- “您是否担心TEAM MEMBER的离开？”
- “有什么我可以帮助球队的吗？”
有了这些，HR将会了解是否存在应上报的问题，或者经理是否可以处理我怀疑存在的士气问题。更重要的是，人力资源部将了解是否需要进行更正式的调查。
困扰我的说明中的一个方面是提到“更大的问题”。听起来几乎像是在埋伏。当员工说“以防万一”或“因为这可能会成为更大的问题”时，人力资源部门可以回应吗？还是只是增加戏剧性？
[比绍夫]我同意有时人力资源可以增加戏剧性，但是人力资源部门必须找出这里是否存在更大的问题。预示着这个人暗中怀疑已经存在一个更大的问题。
让我们想象一下这是预兆（或者该员工正试图在雷达下进行某种形式的骚扰）。如果HR至少不与团队中的一些人聊天，并且发生了某些事情，则原告的律师将辩称HR在离任的员工暗示某件事正在发生时就知道了。这将从要求雇主根据法律采取的“及时而适当的行动”开始计时。尽管我认为没有必要立即进行正式调查，但由于忽略了这一点，HR确实可以通过追究责任开始使组织陷入困境。
最后一个问题。经理和人事部门经常被告知不要保密。人力资源部或经理告诉员工（在他们已经共享机密信息之后）不能对其保密的最佳方法是什么？
[比绍夫]你说，‘非常感谢你告诉我这一点。我知道很难分享这些东西。为了使它对您和其他人更好，我必须对此做一些事情，包括与可能已经看过或听说过的其他人交谈。因此，尽管我会尽最大努力尊重您的隐私并注意不要造成伤害，但我无法对此100％进行保密。只要知道，如果有人因为您与我交谈而对您有所不同，我们将不会容忍。我们有严格的报复政策，我在执行方面没有任何问题。好？'
当你说出来的时候，你必须要认真。
说到它的含义，我要非常感谢凯特（Kate）帮助我们解决这一问题。如果您想了解更多有关凯特（Kate）的见解（我知道您知道）， 一定要看看她的博客.
作为人力资源专业人员，我们经常不得不 用我们的蜘蛛感 当员工担心地接近我们时。我从凯特的评论中得到的最大收获是，当您有这种感觉时，最好还是谨慎一点。问一些问题。 获得一些指导。只要确保没有任何酝酿。
捕获的图像 沙琳·劳比（Sharlyn Lauby） 在探索网络时
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