如何：计划完美的会议

已经写了许多帖子 进行完美的会议。我最喜欢的几个是 这里 和 这里。但是在进行完美的会议之前，我们必须进行计划。是的，今天的帖子是关于 后勤.

有些人在见物流时不寒而栗。称其为公司艰苦的工作。其他人认为这是一项管理任务，应该让其他人去解决。但是，如果您去过一个后勤工作不佳的会议，您就会知道它的重要性。

作为培训专家，我每次都想起它 我计划训练课程。我经常说：“头脑只能吸收后方能忍受的东西。”想一想。这是真的。物流是任何会议成功的关键。

活动之前

物流信：当人们需要为您的活动旅行时，请考虑起草一封后勤信，其中提供有关如何从机场到达酒店，该地区的饭店等的信息。是的，信息已经传播，但是组织起来很麻烦！ 一页上所有内容 –非常简单，人们会为此而爱你。

预读或前功？提前告知参与者他们是否要事先阅读或阅读某些内容。发送文章或PowerPoint优先级不是自动指令以读取某些内容。设定明确的期望水平。

开始活动

欢迎：为活动准备欢迎。即使有定期开会的小组，欢迎也可以作为小组自上次开会以来重新联系的一种方式。

议程：不要以为所有人都打印并带来了会议议程的副本。说够了。

参观者：当您有人来参加您的活动时，请记住他们可能不知道城市或建筑物。主持人的位置应该使自己对来访的同事和可能是显而易见的问题敏感。

新手：他们可能不是该位置的新手，但是新手是会议或活动的“新手”。例如，我曾经参加例行会议，执行团队坐在同一位置。我猜习惯的生物。当有新朋友加入会议时，我们将确保他们知道这一点。

关于新手的另一件事，他们可能是 会议后的宝贵反馈资源。考虑与他们联系以获取反馈-他们拥有崭新的视角，您可能在其他任何地方都看不到。

活动期间

观看次数：我最近去了一次会议，当时一根大杆子挡住了我对演讲者的视线。坐在杆子后面让我感到羞耻。首先把椅子放在那儿可耻的事件。

舒适的椅子和工作设备：不舒服的椅子会使人胡思乱想。脾气暴躁的人不会开好的会议。而且，如果您在会议期间需要设备，请确保其能正常工作。有一个备份计划，以防它崩溃。 墨菲定律 永远是一个选择 任何 会议。

无线：这是2012年。每个人都希望使用WiFi。如果您有访客参加会议，请设置访客帐户和密码。在会议开始之前告诉人们如何访问WiFi。将密码放在议程上。我的猜测很糟糕/在会议投诉列表中无线访问率排名第一。

茶点：尽管有人会告诉您，但提神很重要。我完全相信茶点告诉别人您有多在乎。对于短暂的会议，可以喝一些饮料或至少一瓶水。需要考虑更长的会议，小吃和可能的饭菜。即使您决定不提供茶点并且您个人也可以 一起吃午饭，请记住，并非每个人都一样。他们可能需要定期饮食以解决健康问题。

在事件发生后 

准时结束！我知道这也是举行一次很棒的会议的标志，但我想详细说明。作为会议的主持人，如果您应该在5：00p结束...可以在4：30p结束会议。实际上，如果您已完成议程中的所有事项，则可以在4：00p结束。但是，如果有人告诉会议，会议将在5：00p结束，并在1：00p结束...看起来像是计划失败。

跟进：无论会议上达成了什么共识，都需要完成。我知道这似乎是不言而喻的，但是我们见过多少次真正好的想法在开会后就迷路了？

我意识到许多公司都希望节省物流方面的开支。我不怪他们。您不必在丽思卡尔顿酒店举行所有会议就可以举办大型活动。我提到的大多数事情都与 购买昂贵的东西。它与花费时间和精力并考虑会议和参与者有关。

图片由 迪德里·洪纳

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